浅谈质量管理体系内部审核

内部审核是组织改进管理体系及其有效性不可或缺的手段，但如何有效实施内审却是众多通过各种管理体系认证的组织所面临的重要议题。我院在多年的质量管理体系贯标中，不断探索内部审核形式和有效性，在实践中不断探索适合科研单位内部审核方式，树立新的质量管理体系内部审核理念。

一、内审的目的

管理体系内审的目的是检查体系满足标准要求的程度，而不是评审组织员工的工作状况。所以，内审员在内审工作中应当避免给员工增加精神负担，应注重审核发现的质量而不是数量。通过内审，系统地识别并向组织的管理者报告管理体系存在的不足，将为组织提供三个方面的改进机会：关注质量、环境、职业健康安全方面的管理状况；改进管理体系及其业绩；确保体系的有效性(考虑成本)。为此，我院在内审工作中结合实际工作有效扎实的开展，结合本单位半年工作总结及项目进展情况，在审核中发现问题，不断改进。

二、利用内审的结果

利用内审的结果，识别管理体系中存在问题的类型和趋势，识别管理体系存在的差距或问题，及时进行相应的纠正，并将纠正措施形成文件。管理体系内审、纠正措施、管理评审三者之间的关系可用下图表示。

三、内审的频次

为有效地执行对管理体系进行内审的程序，组织应当做到：制定内审的程序和方案；确定适当的内审频次；选择和培训内审员；保持内审记录。

在确定适当的内审频次时，组织应考虑以下因素：

作业和活动的性质；

重要因素和影响；

监视过程的结果；

以前内审的结果。

定期进行内审有助于确定管理体系的所有要求是否以规定的方式运行，具有特别的价值。作为基本的规则，我院对管理体系所有要素的内审每年应至少进行一次，采用集中式。内审的频次不是一成不变的，应该按照组织管理体系的现状确定。

四、内审员的选择及培训

一名好的内审员应该具备的品质是：独立、客观、公正、机智、深入。因此，内审员应当独立于受审核人员的活动之外。

应当选择和培训内审员。应当既有基础培训、继续培训。

五．管理体系内审程序

1.选择内审小组

内审小组由一名或多名审核员组成。当内审小组由多名成员组成时，组织应指定组长。内审组长应负责把握内审小组的工作方向，协调审核过程，编写审核报告。

2.审核小组的准备工作

内审组长应确保小组进行了充分的准备工作，以启动审核工作。内审小组应能获得组织的方针、程序、法律法规要求和以前的内审报告，以利于小组对组织的管理体系进行评审。

3.编写内审计划

由内审组负责编写审核计划，审核检查表可用作编写审核计划的指南。

4.事先通知

应在内审开始前的适当时间，通知受审核的区域和范围。

5.实施审核

①召开审核预备会，评审内部审核的范围．计划和时间。

②有条件或得到授权时，内审员可以修改审核范围和计划。

③验证客观证据是否符合管理体系的要求，包括运行程序的要求。内审结束后，审核发现必要时形成文件。

④对以前内部审核所采取的纠正措施。要给予特别的关注。

⑤召开审核结束会议，陈述审核发现，并概述内审的结果。

6.报告内审结果

①由内审组长准备审核报告，内容包括审核范围、所使用证据的来源以及审核的结论。

②对需要采取纠正措施的审核发现，应记录在纠正措施中。

7.审核报告的分发

由组织的管理者代表批准将审核报告提交管理评审。

8.审核跟踪

①针对内审结果所采取的任何跟踪措施，由受审核的区域负责人负责。

②由组织的管理者代表负责跟踪纠正措施的实施情况和有效性。

9.记录保存

内审结束后，审核记录至少保存2－3年。

在进行内审时，如果认真思考以下问题，可以对提高内审的有效性有所帮助。

1.是否确定了适当的内审频次．确定内审频次的基础是什么，现在的内审频次是否需要修订。

2.是否选择了管理体系的内审员，内审员应该具备哪些资格。

3.对管理体系内审员进行了哪些培训，将计划进行哪些培训。

4.内审计划是否涵盖了管理体系标准的要求。

5.内审发现的不符合项有多少，属于哪一种类型，如何判断是否满足了标准的要求。

6.如何判断与受审核人员面谈的结果和获得的各种证据，是否满足了管理体系标准各项条款的要求。

科技处供稿